نموذج محضر استلام ابتدائي ونهائي

لماذا يهم محضر الاستلام؟

• الاستلام الابتدائي يبدأ منه حساب مدة الضمان، وعادة ما يرتبط به رد جزء من تأمين الأعمال حسب العقد.
• قائمة الملاحظات المرفقة تحدد ما على المقاول إصلاحه ومهلته، فلا يُختلف عليه لاحقاً.
• الاستلام النهائي لا يُوقَّع والملاحظات مفتوحة، وبعده يُنظر في رد باقي المحتجزات والإفراج عن خطاب الضمان.
• المحضر مرجع المستخلص الختامي: رقمه وتاريخه يُكتبان فيه.

ماذا يوجد في الملف؟

• ملف Excel بورقتين باتجاه من اليمين لليسار، كل ورقة جاهزة للطباعة على A4 بالطول: «استلام ابتدائي» و«استلام نهائي».
• في كل ورقة: بيانات العقد والمحضر، ثم ثلاثة جداول: لجنة الاستلام، والأعمال المستلمة، وقائمة الملاحظات.
• سطر قرار اللجنة بخياراته، ومساحة للبيان، ثم خانات توقيع رئيس اللجنة والأعضاء والمقاول.
• أسطر مثال مكتوب أمامها «مثال»: ملاحظات مفتوحة في الابتدائي، ونفس الملاحظات وقد أُصلحت في النهائي.

طريقة الملء خطوة بخطوة

1. ابدأ بورقة «استلام ابتدائي»: اكتب بيانات المشروع والعقد ورقم المحضر وتاريخ الاستلام.
2. سجّل أعضاء لجنة الاستلام وصفاتهم وحضورهم.
3. سجّل كل مجموعة أعمال عاينتها اللجنة، مع مرجعها وحالتها.
4. انقل كل ملاحظة إلى قائمة الملاحظات مع المسؤول ومهلة الإصلاح، ثم اختر قرار اللجنة واكتب البيان ووقّعوا.
5. بعد مدة الضمان افتح ورقة «استلام نهائي»: اكتب رقم المحضر الابتدائي وتاريخه، وأعد معاينة الأعمال.
6. حدّث حالة كل ملاحظة سابقة؛ لا يُوقَّع الاستلام النهائي وفي القائمة ملاحظة مفتوحة.

شرح الأعمدة: كيف تملأ كل عمود

مثال من الملف

في الاستلام الابتدائي عاينت اللجنة ثلاث مجموعات أعمال، وسجلت ملاحظتين:

لو بقيت إحدى الملاحظتين مفتوحة، لما وُقّع الاستلام النهائي حتى تُصلح.

ملاحظات عملية

• اكتب الملاحظة بحيث يستطيع شخص آخر معاينتها: المكان بالتحديد ووصف العيب، لا «إصلاح التشطيبات».
• اتفق على مهلة لكل ملاحظة واكتبها في المحضر نفسه.
• مدة الضمان ونسبة ما يُرد من تأمين الأعمال عند كل استلام يحددها عقدك؛ اكتبها في بيانات المحضر.
• احتفظ بصور كل ملاحظة قبل الإصلاح وبعده مرفقة برقم المحضر.